できる人は、上手く「仕事をなくす」仕事のやり方をしていると思います。
例えば、以下のような作業について、あなたは決まったフォーマットやチェックリスト等を持っていますか？
・ヒアリングに行く
・初めてのお客さんのところに行く
・報告書を書く
・打ち合わせの議事録を書く
・お客さんの所に納品資料を持って行く
例えば、ヒアリングに行く場合は、以下のようなことが分かれば良さそうです。
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■持って行くもの
・会社案内（１部）
・部署案内（１部）
・ヒアリングシート（何部か事前に確認）
・謝礼
・必要に応じて配布資料（何部か事前に確認）
・必要に応じて録音機器
・（言うまでもなく）筆記具、ノート、名刺
■事前のチェックポイント
・録音機器
- 充電、メディア、マイク、
・会社の所在地
- 電車乗り換え、所要時間、地図
・担当者名、所属部署、連絡先
・訪問先企業の会社概要
- 沿革、組織図、社内別部署での訪問履歴
■事後のチェックポイント
・お礼状の送付
・訪問メモの作成
■フォーマット
・ヒアリングシート
・ヒアリング依頼文
・訪問メモ
・お礼状
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ここには書いていませんが、ヒアリング実施に関する注意点なんかもある程度定式・形式知化出来るでしょう。
■定式化可能な仕事は定式・形式知化して省力化
要するに、「仕事をなくす仕事術」というのは、可能なものは出来るだけ定式化、形式知化し、無駄な時間を削減する、ということであり、そして、その削減出来た時間を付加価値を生み出す作業に振り分けていきましょう、ということです。
定式化できる部分で他者と差別化できる余地はあまりないことが多いので、どんどん定式化してしまえば良いと思います。
形式知化すると言っても、別に本を出版するわけでもないので凝ったものを作る必要はないでしょう。
自分が使いやすいように、管理しやすいように作れば良いと思います。
■定式化・形式知化のメリット
このように定式化することのメリットは、
(1)作業時間が削減できる
(2)品質が一定化される
などが考えられると思います。
毎回ヒアリング前に「何をするんだっけ？ 何を持って行くんだっけ？」と考えるのは時間の無駄です。定式化・形式知化されたものがあれば慌てる必要もありません。
(1)も重要ですが、それ以上に(2)の作業自体（アウトプット）の品質が一定化されるという点が重要でしょう。
チェックリストに沿ってやれば漏れもなくなりますし、アウトプットの品質もブレにくくなります。
これを1年も続ければ、かなりのノウハウが蓄積されているはず。
利用頻度頻度の高そうな内容のものから一度定式化・形式知化してみてはどうでしょうか。
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